Bagi saya, tidak kisah newbie atau expert, kalau tiada usaha kawalan maklumat yang masuk ke Inbox emel, maka kesannya adalah limpahan maklumat yang terlampau.

Saya ingin kongsi sedikit tip sahaja kali ni. Kalau anda buat, insyaAllah hidup anda akan tenang, relaks dan cool.

Pertama sekali, cuba tengok paparan akaun emel saya ni:

Apa yang anda lihat adalah, tiada satu pun emel di dalam Inbox. Soalnya, takkan tak ada langsung emel yang masuk??

Ada sebenarnya. Bahkan banyak sangat.

Dalam artikel ini, saya akan lebih kaitkan dengan aplikasi gmail.com. Gmail selain lebih laju, ia juga mempunyai banyak fungsi yang tiada pada aplikasi emel yang lain. Antara fungsi pada emel gmail adalah Archive dan Label.

Baik. Apa yang saya lakukan adalah, setiap kali ada emel masuk ke Inbox saya, saya akan buka emel tersebut dan lihat sama ada ia perlu atau tidak, di mana:

1. Jika ia emel pelanggan, saya akan Labelkan dengan label yang tertentu. Contohnya seperti Pembeli Kit Blogger, Pembeli Ebook FTP dan sebagainya.

Label ini amat berguna setiap kali saya ingin menyemak atau merujuk perkara tertentu. Penggunaan label ni mungkin saya akan tulis di lain kali..

Kemudian, selepas baca emel tersebut dan selepas reply (jika perlu), saya akan klik archive iaitu masukkan emel tersebut ke dalam bahagian All Mail.

Pada bahagian All Mail ini lah terkumpul semua emel. Mudah cerita, kita sembunyikanlah. Jadi kita tak serabut setiap kali buka Inbox. Sebab, kita hanya mahu buka emel-emel baru sahaja. So emel-emel yang dah dibaca, kita boleh lah simpan (archive).

Kalau anda mahu dapatkan semula emel yang telah di’archive’kan, ada dua cara iaitu sama ada guna fungsi Search atau buka bahagian All Mail dan cari.

2. Jika satu-satu emel yang saya terima tidak lagi saya perlukan terutama emel subscriptions, apa yang akan saya lakukan adalah saya akan unsubscribe.

*Cara unsubscribe emel newsletter adalah pergi ke bawah sekali di bahagian emel yang anda terima. Anda akan nampak link seperti di atas.

Dan jika emel-emel mereka sebelum ini tidak lagi saya perlukan, saya akan search menggunakan emel mereka dan dengan sekali klik saya akan delete semua emel mereka tersebut.

Step 1: Copy emel mereka

Step 2: Search

Step 3: Pilih All dan kemudian Delete

*Imej di atas: Ada dalam 60 emel yang mungkin tak pernah saya baca! Apa yang saya buat, saya unsubscribe dan delete semua emel daripada penghantar tersebut.

Hasilnya, tiada lagi apa-apa emel yang tidak saya perlukan termasuklah semua emel yang tidak dibaca sebelum ini (unread emails). Buat apa simpan emel yang tak perlu kita baca kan?

Bagi perkara kedua ini, anda perlu lakukan secara konsisten andaikata anda telah subscribe terlalu banyak newsletter. Alhamdulillah, saya buat hari-hari dan sikit demi sikit dah kurang saya terima emel yang tak perlu lagi.

Hati saya tenang, fikiran tak kusut, saya boleh FOKUS dan saya hanya terima emel yang perlu sahaja. Rupanya begitu nikmatnya hidup ini walau hanya buat benda-benda yang simple.

Nota: Anda JANGAN terlalu sayang sangatlah dengan emel-emel yang anda tak pernah baca yang kononnya rugi kalau dihapuskan. Jangan takut. Kalau sampai masa anda perlukan sesuatu info, anda pasti akan mencari dan menjumpai info tersebut. So, delete je.

3. Jika anda terima emel SPAM, klik button Spam sahaja. Tak perlu marah-marah, tak perlu geram-geram.

Nota: Jika anda ada subscribe ke mana-mana newsletter dan jika mereka hantar emel tanpa meletak link unsubscribe di akhir emel mereka, klik SPAM je. Perbuatan mereka itu menyalahi “peraturan email marketing”. Tak perlu cakap banyak.

Begitu juga newsletter yang telah anda unsubscribe tapi anda masih terima lagi emel daripada mereka, klik je button Spam. Habis cerita.

Nota: Emel spam akan masuk ke folder Spam. Ermm, ada satu masalah sikit sebenarnya. Kadang-kadang, terutama anda sebagai pembeli atau usahawan internet, PERLU juga anda masuk ke folder Spam. Sebab emel yang bukan Spam pun dicop sebagai Spam.

So apa yang perlu anda lakukan, Un-spam kan emel yang bukan Spam. Saya pun tak tahu kenapa emel yang baik-baik boleh masuk ke folder Spam. Maybe kelemahan teknologi email filter kot.

Kesimpulan

1. Lepas baca (buka) emel, tentukan emel itu perlu disimpan atau tidak. Jika perlu, archive kan. Jika tidak, delete sahaja. JANGAN tinggalkan apa-apa emel yang dah dibuka dalam bahagian Inbox. Make it clean.

Ini penting agar anda tak terlepas pandang emel baru yang penting. Saya pernah terlepas pandang emel penting termasuklah dari kawan sendiri. Ya lah, dah banyak emel dalam Inbox yang bercampur-campur dengan yang dah baca, belum baca, emel spam dan lain-lain lagi.

2. Subscribe newsletter yang anda perlu sahaja. Saya faham, dalam dunia internet marketing, begitu banyak Internet Marketer yang berlumba-lumba menghantar emel yang lebih kurang sama iaitu promosi.

Ia tidak salah, tetapi yang bermasalahnya adalah anda iaitu BEGITU BANYAK tawaran dan promosi yang diterima. Janganlah isi hidup anda dengan perkara-perkara yang tidak anda perlukan.

Inilah salah satu sebab mengapa ramai newbie masih tidak mendapat hasil kerana tidak fokus pada satu perkara. Kejap ebay, kejap ebook, kejap Clickbank, kejap Adsense, kejap itu dan kejap ini. Itulah yang mereka sering terima di Inbox emel mereka. Last-last, KELIRU.

Jangan sesekali salahkan Marketer kerana dah nama pun jurupemasar iaitu memang kerja mereka mempromosi. Jadi, andalah yang akan menentukan mahu terima emel dari mereka atau tidak.

Subscribe lah newsletter yang betul-betul seimbang dari segi promosi dan isi kandungan dan berkait dengan fokus anda. Bukan hanya newsletter promosi semata-mata melainkan memang anda mahu emel promosi tersebut. Itu lain cerita.

Itulah beberapa tip yang boleh anda aplikasikan. Kurangkan emel masuk yang tidak anda perlukan. Yang tak perlu, unsubscribe dan delete. Emel yang dah dibaca, archivekan. Bahagian Inbox, sentiasa kosongkan.

InsyaAllah hati tenang dan fikiran pun boleh fokus.

Selamat mencuba.

ps. Ada lagi beberapa tip yang saya sendiri amalkan. InsyaAllah, lain kali saya kongsi. Bagi yang belum daftar emel gmail, klik di sini untuk daftar satu.