Mencari Masa Tambahan…

Semua orang ada 24 jam sahaja dalam sehari. Tidak lebih, tidak kurang. Sebahagian daripada masa itu digunakan untuk kerja atau perniagaan yang dilakukan.

Bagi para usahawan yang inginkan masa lebih (extra time), mungkin cadangan-cadangan berikut dapat membantu. Masa tambahan biasanya dapat diperolehi daripada perkara-perkara tertentu yang kita boleh minimakan prosesnya atau menggunakan sesuatu dengan cara yang lebih efektif.

Tip 1. Buat dua akaun emel. Satu akaun peribadi dan satu lagi emel untuk bisnes.

Kelebihan  mewujudkan dua akaun emel adalah emel yang masuk tidak akan bercampur-campur dan kita tidak perlu mencari-cari emel bisnes (pelanggan). Kita dapat membaca emel-emel pelanggan dengan terus mengakses akaun emel bisnes tadi.

Bagi diri saya sendiri, saya akan membuka akaun emel bisnes saya terlebih dahulu dan kurang kerap membuka emel peribadi.

Apabila bercakap mengenai emel ini, utamakan membalas emel yang lebih penting dahulu. Emel-emel yang kurang penting boleh dibalas kemudian. Atau, balas dahulu emel-emel yang boleh dijawab dalam bentuk ringkas. Emel yang memerlukan jawapan yang panjang lebar boleh dibalas kemudian.

Kedua, sediakan ‘template emel’ untuk emel-emel yang soalannya adalah perkara yang kerap ditanya dan jawapannya adalah sama. Kita hanya perlu ‘copy & paste’ sahaja tanpa perlu menaip semula jawapan itu. Dan perlu edit jika perlu seperti memasukkan nama penerima emel itu atau untuk menyesuaikan dengan persoalan yang ditanya.

Tip 2. Lakukan kerja yang produktif terlebih dahulu.

Pada awal pagi terutama pada masa memulakan kerja, elakkan melakukan perkara yang tidak produktif seperti membaca emel, membuka facebook dan membaca mesej-mesej ahli FB yang lain, dan apa jua aplikasi yang lain.

Sebaliknya, utamakan ‘task’ atau perkara yang lebih penting dahulu seperti tugas menyiapkan projek, membaca buku dan lain-lain perkara yang bermanfaat untuk diri atau bisnes.

Elakkan membuka emel di sebelah pagi kerana ia sudah pasti mengambil masa yang banyak untuk membaca dan membalas emel-emel tersebut. Utamakan kerja yang lebih produktif dahulu seperti yang saya nyatakan di atas.

Membuka emel di sebelah pagi bukan sahaja mencuri masa kita, malah jika membaca emel yang berbentuk negatif seperti emel pelanggan yang beremosi (marah, tidak puas hati…), sudah pasti ia dapat mengganggu emosi kita dan menurunkan tahap tenaga fokus pada satu hari tersebut.

Tip: Buka emel selepas menyiapkan kerja yang memerlukan masa produktif. Masa produktif biasanya pada sebelah pagi. Buka emel selepas masa tersebut.

Bagi Facebook atau aplikasi lain, letakkan ia di senarai terakhir di mana ia hanya dibuka selepas kerja-kerja lain telah selesai. Atau, anda masuk sekadar meletakkan status informasi untuk dikongsikan dengan rakan-rakan di FB dan bukan menghabiskan masa di FB seperti bermain aplikasi Game dan lain-lain yang kurang menjana produktiviti.

Tip 1 Produktviti Facebook: Jika kita mempunyai ramai rakan di FB, kita boleh mewujudkan ‘group’ rakan FB yang lebih kita mahu tahu informasi yang mereka masukkan. Saya sendiri mewujudkan satu group atau list di mana list itu adalah terdiri daripada penulis-penulis buku, mentor, usahawan dan motivator.

Dengan mempunyai list sebegitu, kita tidak perlu membazir masa mencari-mencari pada paparan Wall umum atau memasuki satu persatu ke Wall rakan/ahli FB itu tadi. Contoh:

facebook list group

rahsia facebook

Maksudnya, jika saya klik pada menu “Senarai Utama” tadi, saya hanya akan dipaparkan dengan status atau informasi daripada mereka yang saya letak dalam senarai utama sahaja. Kelebihan melakukan hal ini:

  1. Kita dapat fokus kepada informasi daripada ‘rakan’ yang utama sahaja.
  2. Kita tidak terlepas info yang mereka masukkan atau mudah untuk membacanya.
  3. Tidak terganggu dengan mesej-mesej rakan-rakan FB yang lain yang tidak kita perlukan. Ya, di sini kita telah menyelamatkan masa kita.
  4. Rakan-rakan FB di dalam Senarai Utama saya biasanya mereka yang memasukkan informasi yang positif sahaja. Dan ini tidak akan mengganggu minda, emosi dan pemikiran saya. FB jika diguna sebaik mungkin, ia boleh memberikan semangat dan motivasi kepada kita dengan membaca mesej-mesej yang berguna. Tetapi ia perlulah daripada orang yang betul.

*Kemaskini: 17/10/2010. Saya dapati, sudah ada sedikit perubahan terhadap fungsi di atas.

im malaysia

Manakala untuk rakan-rakan FB saya yang lain, saya letakkan mereka di dalam senarai “Umum” atau saya akan ciptakan satu group list yang sesuai untuk mereka. Contohnya list “Pelanggan”. Jadi saya bolehlah mengenal siapa pelanggan saya dan bukan pelanggan.

Inilah salah satu fungsi Facebook yang amat berguna jika digunakan sebaik mungkin.

Tip 2 Produktiviti Facebook: Elakkan berdebat tentang sesuatu isu. Jangan mudah terperangkap! Cara saya mudah. Jika ada orang tidak suka dengan pendapat saya di FB, ia Ok sahaja. Cukup saya berikan satu dua pendapat dan jika mereka tidak bersetuju, itu adalah pilihan mereka. Selepas itu saya tidak menyatakan pendapat lagi untuk perkara tersebut.

Jika mereka masih terus-menerus mahu berdebat tidak puas hati, saya biasanya membiarkan sahaja mereka itu. Namun dalam keadaan tertentu, apabila tahap keegoaan mereka melebihi segalanya seperti menyerang peribadi, ‘melukakan’ rakan FB saya yang lain, biasanya saya terpaksa Remove mereka daripada senarai Friend.

Bagi saya, FB adalah tempat untuk berkenal-kenalan dan saling dorong-mendorong memberi semangat di antara satu sama lain. Tetapi adalah satu kesilapan besar jika ia digunakan untuk melampiaskan nafsu ego dan membuat orang lain sakit hati atau tersinggung.

Tip 3. Kurangkan menonton video berbentuk hiburan, politik dan sebagainya…

Hiburan itu (yang baik-baik) tidak salah. Ia boleh merehatkan minda dan otak yang keletihan selepas bekerja. Namun, apabila ia dilakukan secara berlebih-lebihan, hasilnya hanyalah pembaziran waktu.

Di internet, laman web seperti youtube.com adalah salah satu contoh di mana banyak video-video berbentuk hiburan yang tidak kita perlukan pun. Maka, pilihlah video-video yang bermanfaat dan sekadar diperlukan sahaja.

Termasuk di sini adalah rancangan televisyen (TV). Saya tidak mahu bercakap mengenai pembaziran masa kerana setiap orang ada hak masing-masing. Cuma, alangkah ruginya jika kita mengutamakan rancangan TV (terutama hiburan) berbanding daripada membiarkan kerja-kerja yang belum siap tersadai begitu saja, atau menganak-tirikan program-program ilmu atau aktiviti yang lebih bermanfaat untuk hidup, hati dan jiwa.

Utamakanlah aktiviti yang menyihatkan seperti program ‘outdoor’, majlis ilmu (tidak semestinya ilmu Agama sahaja, tetapi ilmu lain juga), membaca buku dan sebagainya lagi.

Ya, saya tidak mahu menjadi seorang yang ‘skematik’ di sini. Saya juga menonton rancangan TV, filem (termasuk di pawagam), mendengar lagu/muzik, membeli DVD jika perlu dan sebagainya. Yang penting di sini adalah menguruskan kerja dan masa sebaik mungkin. Hiburan bukan keutamaan, tetapi ia hanya satu pilihan.

Tip 4. Berhenti mengeluh dan mengenang nasib yang tidak memuaskan.

Ada mereka yang mempunyai banyak masa. Namun masa mereka dihabiskan dengan mengenang dan mengeluh diri mereka yang tidak berubah-rubah kepada kejayaan atau keadaan yang lebih baik.

Hentikan perlakuan ini dan keluarlah mencari sesuatu yang boleh memberikan inspirasi seperti kawan-kawan yang sama bidang. Sebenarnya kita tidak perlu pun kerap ke kursus motivasi. Motivasi itu telah ada dalam diri. Yang tinggal hanyalah perlu bertindak sahaja. Kita tidak akan mendapat hasil jika kita tidak bertindak.

Lihat orang-orang yang berjaya. Adakah motivasi mereka mengalahkan orang lain? TIDAK. Mereka hanya berusaha dan bertindak apa yang perlu. Inilah beza orang yang berjaya dengan orang yang tidak ke mana-mana. Yang gagal hanya merenung nasib dan yang berjaya terus bertindak. Jika usaha mereka tidak berhasil, mereka tetap bangkit kembali.

Dari segi masa, mengenang-ngenang nasib yang ‘malang’ bukanlah satu perkara yang bermanfaat. ‘Berhentilah’ terlalu mencari-cari siapa diri kita, tetapi utamakan usaha dan tindakan. Masa itu emas.

Tip 5. Unsubscribe emel newsletter.

Unsubscribe sahaja newsletter yang tidak diperlukan. Setakat ini saya telah unsubscribe banyak newsletter yang saya tidak perlukan termasuklah newsletter Internet Marketer yang sebahagian besar emel mereka sekadar promosi semata-mata.

daftar keluar newsletter

Jika kita unsubscribe 10 newsletter, berapakah masa yang telah kita dapat jimatkan? Selepas ini bukan setakat isi emel, malah tajuknya pun kita tidak akan membacanya lagi. (Baca tajuk emel pun ambil masa juga walau sesaat).

Emel adalah satu alat yang terpenting pada masa kini dan ia perlu diuruskan sebaik mungkin agar penggunaannya benar-benar produktif dan bermanfaat untuk perniagaan.

Tip 6. Instant Messaging seperti Yahoo Messenger (YM)

Aplikasi sebegini amat bagus. Namun, jika ia tidak digunakan dengan betul atau atas keperluan, maka ia dapat mencuri masa yang terlalu banyak.

Saya sendiri amat-amat jarang menggunakan aplikasi YM ini. Saya hanya menggunakannya apabila perlu sahaja dan itu pun saya menetapkan masa dan tujuan terlebih dahulu.

Tip 7. Katakan “TIDAK” kepada peluang-peluang yang tidak berkaitan.

Bukan satu, bahkan banyak peluang yang datang kepada kita dalam sehari. Jika peluang-peluang tersebut seperti peluang buat duit, perniagaan dan sebagainya tidak berkaitan dengan usaha semasa, katakan saja “tidak”.

Jika kita menerima peluang itu, bermaksud kita telah memeterai perjanjian untuk memberikan banyak masa kepada perkara baru itu. Manakala usaha sedia ada pula kemungkinan besar akan dianak-tirikan.

Tip 8. Gunakan RSS Reader.

Jika anda seorang pembaca blog yang tegar atau mempunyai banyak buah blog yang dibaca, gunakan RSS Reader.

google reader perniagaan internet

Dengan RSS Reader, kita tidak perlu mengakses blog tersebut satu persatu, sebaliknya semua artikel semasa akan dimasukkan ke dalam aplikasi Reader tersebut. Dengan cara ini, kita dapat menjimatkan masa kerana membaca blog pada satu tempat sahaja (pada aplikasi tersebut).

Salah satu aplikasi ini adalah Google Reader. Saya tidak akan menerangkan panjang lebar di sini kerana saya telah menulis panduan ringkas langkah demi langkah bagaimana membuka akaun dan menggunakan aplikasi ini.

Klik pautan berikut untuk membacanya: Panduan Penggunaan Google Reader

Amaran: Subscribe blog yang diperlukan sahaja untuk diletak pada aplikasi Reader. Subscribe banyak buah blog tiada gunanya kalau sebahagian besarnya tidak dibaca.

Penutup

Dengan lapan kaedah di atas, kita dapat mencari atau mewujudkan sedikit ‘masa tambahan’ untuk melakukan kerja-kerja yang lebih produktif.

Disediakan oleh,

Mohd Zulfadli (smartzul)
www.smartusaha.com

Penulis: Mohd Zulfadli


(SmartZul) adalah seorang penulis dan usahawan Internet sepenuh masa. Beliau memulakan perniagaan melalui Internet sejak tahun 2005, dengan memfokus kepada bidang penulisan dan penerbitan secara online. Beliau turut aktif berkongsi ilmu dan pengalaman melalui blog dan juga komuniti Facebook. Klik menu Hubungi di atas untuk menghubungi beliau.

SERTAI NEWSLETTER SMARTUSAHA.COM
Sertai newsletter SmartUsaha.com untuk mendapatkan info dan tip-tip perniagaan dan pemasaran Internet terus ke emel anda.
Kami benci spam. Emel anda selamat bersama kami.

Komen Guna Facebook:

comments

44 thoughts on “Mencari Masa Tambahan…

  1. Terima kasih Zul atas perkongsian di pagi hari 🙂 Saya suka! Saya ingin tambah sedikit tentang template email. Ada satu fungsi dalam Gmail, iaitu Canned Response. Boleh ditambah daripada Labs (pada Settings). Boleh masukkan template email ke dalam Canned Response itu. Saya pun sekarang senang, kalau ada pembaca blog tanya soalan lebih kurang sama. Cuma perlu edit sikit-sikit saja

  2. Saya suka semua tip di sini. Tetapi, saya mesti pastikan saya login FB di waktu pagi. Lebih awal dari semua orang lain. Hehe. Dan sehingga jam 9 pagi, saya akan tunggu semua ucapan selamat pagi 🙂 Untuk apa? Hehe. Fikirkan sendiri 😉 :p

  3. Sebuah perkongsian yang amat bermakna. Saya sendiri rasa diri ini lebih banyak hilang fokus apabila berada di hadapan komputer. Berkenaan dengan peluang yang tidak ada kena mengena dengan fokus utama, saya amat bersetuju dengan pendapat Zul. Sebab saya sendiri pernah mengalami pengalaman seperti ini pada waktu dulu.

    p.s: Bila lagi nak ke bengkel pn ainon? 🙂

  4. Mal, bagus tu. Saya juga masuk sebelah pagi dan HANYA membaca mesej-mesej yang POSITIF sahaja seperti ucapan selamat pagi Mal tersebut. 😀

  5. Terima kasih di atas huraian yang panjang lebar mengenai mencari masa tambahan. Kadangkala saya juga sering hilang fokus dalam membuat kerja2 internet ini kerana banyak pengaruh yang melekakan dan membuatkan kita kurang semangat untuk buat kerja internet ini. Dengan adanya penerangan ni boleh jadi panduan bagi saya.

  6. Nampak macam mudah, tetapi nak mengaplikasikannya agak payah. Kena betul-betul sistematik dan ada kemampunan untuk bezakan mana satu awlawiyyat dan Ini juga antara satu kelemahan saya. Tapi berkenaan dengan FB tu, saya tak boleh lari sgt sbb nak update isu MPP. 🙂

    Mungkin satu word of wisdom yang boleh dikongsikan bersama. “The art of accomplishing works is by dividing them into small pieces, and then start with the easiest pieces.”

    1. Untuk memilih awlawiyat (keutamaan), ia perlukan pertimbangan (Al-Muazanat). Pertimbangan dapat dilakukan jika kita memahami realiti (Al-Waqi’).

      Saya sukakan word of wisdom sauadara Anwar di atas:-)

      1. Betul tu ustaz. Al-Waqi’ itu berbeza mengikut tempat . kan ustaz ? Sy masih lagi membaca buku 6 jenis fiqh pendakwah moden karya Sheikh Mustafa Malaikah. Yang pertama sekali adalah fiqh Awlawiyyat itu sendiri.

        Word of wisdom ni saya ada satu lagi ayat dia yang sedap dibaca, tapi sy tak ingat sgt. ni pun guna ayat sendiri. 🙂 Jazakallahu Khairan Kathiran.

  7. Jika anda menghargai wang, simpan untuk diri anda sendiri terlebih dahulu, kemudian baru simpan untuk orang lain (keluarga dsb). Jika anda menghargai masa, simpan (gunakan) masa untuk anda sendiri dahulu, baru untuk orang lain.

  8. Saya baru je guna Google Reader.
    Selama ni guna iGoogle jer.
    Sebab tak nak bagi semak homepage terus guna Google Reader.

  9. Memang bagus tips Zul. Saya selalu ‘terbabas’ apabila mengadap komputer. Semuanya nak saya baca menyebabkan kadang-kadang membazir masa berjam-jam begitu sahaja.

  10. Salam Tuan Zul dan rakan2,

    Ya dahulu saya melakukan kesilapan apabila tidak mengasingkan e mel bisnes dan peribadi. Akibatnya saya tak perasan laman web saya telah tidak renew.. huhu.. menangis tak berlagu…

    Ok tip dari saya, anda perlu rancang masa sehari sebelum kerja itu dilakukan. Pasti banyak masa dapat diselamatkan dan ianya berjalan dengan lancar… 🙂

  11. Salam Bro Zul 🙂

    Tahniah dan terima kasih keran sudi berkongsi kelebihan Face Book ni.
    Apa-apa pen teruskan bro untuk mendedahkan lebih banyak peluang menggunakan Face Book ni.

    Thank you so Much! 🙂

  12. Apa yang bro zul kita bagitau memang satu fakta. Info yang bermanfaat. Manusia diberikan 24 jam. Tak kurang tak lebih. Terpulanglah pada diri sendiri menguruskan masa sama ada untuk perkara faedah atau tidak. Pengurusan masa yang baik akan menjadikan hidup kita lebih terurus dan sentiasa ada masa untuk hidup yang berkualiti. http://www.koridor-utara.com

  13. Dalam pengurusan masa, perancangan dan disiplin sangat penting sekali. Perancangan yang baik mesti diikuti dengan disiplin untuk mematuhinya, kalau tak ia akan jadi sia-sia aje..

    Terima kasih en Zul atas perkongsian ini.

  14. Dalam menguruskan masa atau wang, saya selalu guna Konsep 5K berikut:

    1. Keadaan.
    2. Keperluan.
    3. Keutamaan.
    4. Keberkatan.
    5. Kesesuaian.

    Konsep ini adalah olahan daripada Konsep Fiqh Dr Yusuf Al-Qaradawi. Pendakwah terkenal di Sarawak (Ust Sarbini Dahlan) menceritakan konsep ini dalam tazkirah radio beliau tentang pengurusan wang.

  15. Tahniah!Saudara telah membentangkan tips yang amat berguna bagi saya yang merupakan “newcomer” dalam dunia internet.. Saya akan gunakan tips ini kerana saya sedang buat persediaan untuk bersara.

  16. Seringkali saya mendengar orang berkata tidak cukup masa..”sesungguhnya,Demi masa,manusia itu sering berada dalam kerugian”Saya pernah membaca sebuah buku lama Hikayat Munshi Abdullah yang menceritakan bagaimana pada zaman Kota Melaka masih wujud lagi,telah jelas di depan matanya bagaimana bangsa penjajah begitu mementingkan penggunaan masa..jadi tidak hairanlah jika bangsa tersebut begitu maju pada zaman itu….Demikian adanya.

  17. Terus terang saya katakan semasa saya belaja dan jadi Engineer.. masa berlalu sungguh cepat.. tup2 je dah nak balik kerja wal hal kerja kita dari pagi masih belum complete 100% lagi.
    masa memang selalu tak cukup kalau kita tak pandai bagikan. jadi pandai2 padnaila

    1. Setiap orang diberi masa 24 jam sehari. Kenapa ada yang berkata tak cukup masa, manakala yang lain pula mempunyai cukup masa. Yang penting cara kita membahagikan masa. Cabaran yang getir adalah kepada mereka yang sudah berkeluarga dan mempunya anak kecil.

  18. Salam semua

    Banyak perngkongsian yang di berikan oleh saudara zul yang banyak membuka mata saya dan yang lain mengenai masa.ye memang masa sangat pentig.

    Saya pun kalah terutama FB dan Emel sebab saya banyak membuang masa membuka 2 benda ni. Saya akan cuba prktikan nasihat dari saudara zul

    Bagi saya masa sangat penting sebab kalau kita sebagai seorang IM kita perlu membahagikan masa kita supaya semua kerja kita lebih sempurna.

  19. Salam bro Zul,
    terdapat 2,3 tip yg bro sarankan mmg saya telah buat, cuma yg baru sy tahu yg tip pasal list di FB tuh. pastinye saya akan cuba!

    terima kasih

  20. Tips yang sangat berguna..memang betul apa yang dikongsikan ini.Sebenarnya saya pun banyak mula dengan benda-benda yang x produktif. facebook saya belum explore 100% lagi. Memang xsuka main2 game kat facebook ni. Terima kasih kerana perkongsian yang bijak ini 🙂

  21. Informasi yang sangat berguna untuk saya. Terima kasih banyak saudara Zul.moga dapat pahala atas tip yang diberikan.Amiiin

  22. Tips-tips yang sangat membantu.Seperti biasa tuan Zul adalah yang terbaik dalam
    memberikan tips2 berguna…Terima kasih tuan Zul.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *